Datové schránky

Na internetu je mnoho informací o datových schránkách. Naneštěstí se většina z nich zabývá pouze formálními stránkou datových schránek nebo poskytují pouze povrchní informace. Cílem těchto stránek je poskytnout praktické informace k používání datových schránek a úzce souvisejících autorizovaných konverzí.

Nejdůležitější fakta o datových schránkách

• Každá organizace má zřízenu pouze jednu datovou schránku, ale může do ní přistupovat více osob.
• Adresou datové schránky je ID datové schránky.
• Právnickým osobám je datová schránka zřízena automaticky (povinně).
• Přístupové údaje jsou zasílány poštou do vlastních rukou všem statutárním zástupcům.
• Fyzické osoby si mohou zrušit datovou schránku - deaktivovat.
• Je-li je datová schránka aktivována, je povinné ji pravidelně vybírat, jinak může po 10 dnech nastat fikce doručení.
• Datem doručení je okamžik přihlášení do datové schránky nebo 10. den od dodání do datové schránky u doručení fikcí.
• Datový trezor neprodlužuje platnost datových zpráv, pouze ušetří práci s ukládáním zpráv.
• 602XML Filler není vždy nutný pro přístup do datové schránky.
• Platnost elektronicky podepsaného dokumentu je nejvýše 1 rok, poté již nelze provést jeho konverzi do papírové podoby.
• Dokument, který již není platně podepsán, nemá platnost originálu.
• Autorizovaná konverze dokumentu má stejné právní účinky jako ověřená kopie.
• Pro zasílání zpráv fyzickým nebo právnickým osobám, je nutné si aktivovat službu Poštovní datová zpráva.

Nejdůležitější doporučené postupy

• Je velmi vhodné nastavit upozorňování na nové zprávy.
• Přístup do datové schránky je možné udělit 3. osobám - tzv. administrátorovi.
• Heslo do datové schránky je nutné měnit každých 90 dnů, jinak hrozí zablokování schránky.
• Nespoléhejte se na zprávu o 0 doručených zprávách - kontrolujte zprávy v Dodaných zprávách.
• Datové zprávy jsou mazány po 90 dnech od dodání do datové schránky - je vhodné si je uložit.
• Je vhodné ukládat celé datové zprávy včetně obálky ve formátu ZFO, nikoliv jen přílohy.
• Obálka zprávy neobsahuje datum doručení - je nutné si jej zvlášť poznačit nebo uložit doručenku.
• Platnost elektronického podpisu PDF souboru lze ověřit zde
• Práci s datovými schránkami může usnadnit software třetích stran - např. doplněk pro Outlook.
• Nejsnadnější cestou řešení problémů s datovou schránkou je kontaktování hotline 270 005 200.
• Je-li potřeba el. dokument v listinné podobě, je nutné provést jeho autorizovanou konverzi.
• Autorizovanou konverzi provádějte přes úschovnu. Vyhnete se technickým problémům s CD/DVD.
• Autorizovanou konverzi lze využít k rychlému zaslání dokumentu v listinné podobě.

Veškeré zde obsažené informace jsou psány z pohledu uživatelů datových schránek - fyzických a právnických osob, nikoliv orgánů veřejné moci. Informace a náhledy obrazovek nemusí být 100% aktuální, protože datové schránky průběžně prochází implementačním i legislativním vývojem.

Tyto stránky nenahrazují dokumentaci nebo nápovědu k datovým schránkách. Hlavní dokumenentaci naleznete na http://www.datoveschranky.info/ a nápovědu na https://www.mojedatovaschranka.cz/static/pages/napoveda.html